Кейс Telesens и HURMA: HR и рекрутинг — больше не в таблицах

Когда число человек в штате компании становится больше 30-40, HR впервые сталкиваются с проблемами роста – недостаточной слаженностью коллектива, рутиной, горой административных задач. Что уж говорить о бизнесе, в котором работает 150 человек. HRD Telesens Наталья Плыга рассказала нам, как компания автоматизирует HR-процессы при помощи HURMA.

Оглавление

О компании
Как изначально строились HR-процессы в Telesens?
Как HURMA используется в компании Telesens?
Как изменились HR-процессы?
Как изменился рекрутинг?
Какие ближайшие планы на HURMA?
Итоги

На первых этапах существования IT-компании еще не нужен большой штат HR. Имея до 10 человек в штате, руководитель может держать все важные даты и операционные вопросы/задачи в голове.

Другое дело, если руководишь 100 специалистами. Чтобы все эти люди оставались слаженным коллективом, понадобится организовать мощный HR-отдел и снабдить его полезными инструментами.

Именно так и решили сделать в компании Telesens. Сейчас количество специалистов плавно подходит к 150. HRD компании Наталия Плыга поделилась, как и для чего в их компании используется HURMA.

О компании

Компания Telesens была основана 23 года назад. Изначально в компании работали в основном с телекоммуникационными направлениями, но позднее взялись за аутсорсинг и аутстаффинг. Сегодня, в том числе, создают софт для разных задач.

В Telesens собраны разработчики разных направлений и квалификаций. Также здесь работают бизнес-аналитики, тестировщики, системные инженеры.

Как изначально строились HR-процессы в Telesens?

Традиционно, база кандидатов, их профили, вакансии, воронка рекрутинга, переписки, профили специалистов, графики отпусков, хранились в разных файлах и табличках. Обмен такими файлами происходил через Google Docs, а с ростом количества специалистов найти что-то нужное становилось все сложнее.

Наталия Плыга, HRD компании Telesens:

«Пользовались традиционным набором большинства HR: таблицы и отдельные файлы. С HURMA стало проще и продуктивнее работать».

Когда в компании задумались о систематизации HR-процессов, руководство выбирало из нескольких систем и остановилось на HURMA. На момент интервью компания Telesens использует систему уже полтора года.

Как HURMA используется в компании Telesens?

Наталия со своей командой используют почти все возможности системы. Здесь ведется полный цикл деятельности специалиста и кандидата:

1. Привлечение — вы можете составить один раз текст вакансии и автоматически опубликовать его на самых популярных job-сайтах.
2. Подбор — откликнувшиеся кандидаты хранятся в одной базе. По мере прохождения первых интервью вы сможете наглядно видеть кандидатов, не прошедших отбор и отобранных.
3. Найм — в HURMA можно создавать шаблоны коммуникаций. Это автоматизирует рассылку тестовых заданий, сообщений, офферов и любых других сообщений.
4. Адаптация (онбординг) — в базе системы вы можете назначать адаптационные митинги и вести человека по онбординг-плану. Непосредственные руководители смогут оставлять свой фидбек сразу в профиле нового специалиста. 

Все эти и другие HR-действия можно автоматизировать в HURMA через инструмент «Сценарии». Функция запускает создание цепочки шагов с задачами, которые вам или специалисту нужно выполнить. Вы сами выбираете, как составлять сценарии для разных случаев.

5. Удержание — внутренний календарь поможет отслеживать все праздники и памятные даты для специалиста. У HURMA есть механика геймификации мониторинга настроения специалистов. HR может вовремя среагировать на выгорание или тяжелые периоды в жизни человека. Возможность проводить опросы будет держать вас в курсе текущей ситуации в коллективе и поможет выбирать новые направления развития HR-политики.
6. Развитие — для каждой позиции вы сможете устанавливать отдельный план развития специалистов. По итогу отведенного периода вы сможете проверить и оценить успехи.
7. Оффбординг — люди уходят, и это неприятная правда жизни HR. Тут главное - правильно попрощаться. Чтобы уходящий специалист правильно закончил свою работу, но при этом у него осталось максимально положительное мнение о компании. В HURMA вы сможете быстро назначать Exit interview и другие опросы, отслеживать текучесть кадров и прогнозировать увольнение специалистов.

Подписывайтесь на рассылку статей для HR и рекрутеров! Будьте в тренде с Hurma 😉

Подписаться

*

Я даю свою згоду на обробку Персональних Даних у відповідності з Політикою конфіденційності та приймаю Угоду користувача

Спасибо!

Вы подписаны!

Как изменились HR-процессы?

Наталия Плыга, HRD компании Telesens:

«Систему HURMA мы используем для работы с HR-задачами: отслеживание прохождения испытательных сроков, перевод из роли кандидата в специалисты, просмотр всей информации о человеке в одном профиле, решением вопросов с больничными, отпусками и удаленкой».

Также удалось подключить специалистов к активному использованию HURMA. Они регулярно заходят в свои аккаунты. Просматривают отпуска и больничные коллег, и запрашивают свои отпуска/больничные/переносы. Это упростило утверждение таких запросов и разгрузило HR-ов. Большая часть команды используют геймификацию и при входе в систему оставляют комментарии о своих чувствах.

Почему мониторинг настроения важен? Этот показатель напрямую влияет на эффективность работы. Почему? Есть теория аффектных событий — это психологическая модель, связывающая настроение и эмоции специалиста с качеством его деятельности.

То есть, если специалист доволен своим местом и ролью, он чувствует себя счастливее. Это повышает общую производительность и внутреннюю мотивацию, побуждает активнее взаимодействовать с коллегами.

В HURMA все данные по каждому специалисту выводятся в отдельный раздел аналитики. HR может видеть всю статистику по коллективу и оперативно реагировать на происшествия.

Как изменился рекрутинг?

По словам Наталии, в компании Telesens пользуются рекрутинговыми возможностями HRM-системы HURMA.

Наталия Плыга, HRD компании Telesens:

«После собеседования менеджер оставляет свой комментарий о каждом кандидате. Раньше эта информация была в разных файлах, почте или мессенджере. Теперь всё в одной системе».

Настройка дашбордов по ролям

В HURMA вы можете создавать любые роли, но 6 ролей сразу заведены по умолчанию:

1. Администратор.
2. HR.
3. Рекрутер.
4. Менеджер команды.
5. Менеджер компании.
6. Специалист.

То есть, у каждого специалиста в системе есть свой аккаунт, но внутри не у всех одинаковый интерфейс. Полное отображение возможностей есть только у Администратора.

Почему так сделано? Первое — не всю внутреннюю информацию компании можно показывать каждому специалисту. Второе — не вся информация нужна и будет полезна каждому пользователю. Вы можете показывать только нужное и только определенным людям.

Как Kanban-доска помогает рекрутеру?

Если у вас много открытых позиций и кандидатов, сложно успевать отслеживать ситуацию по каждому отдельно. Сколько новых человек хотят попасть в компанию? Кто прошел первые собеседования? Кому уже отправили оффер?

В системе HURMA есть встроенная Kanban-доска. В ней удобно менять статус кандидата в зависимости от этапа найма. Каждый кандидат подпадает под какой-то фильтр, что существенно упрощает работу рекрутера.

Статистика research/offers

Для эффективного рекрутмента важно постоянно отслеживать статистику по разным каналам. Скорее всего, вы уже сталкивались с неработающими источниками, о которых другие отзывались только как о единственно работающих.

Для каждой компании рекрутмент индивидуальный и нужно смотреть, что лучше работает в вашем случае. У HURMA есть внутренний инструмент, позволяющий собрать все данные в одну статистику.

База кандидатов

Если сегодня возможный кандидат вам не подошел, то это не повод с ним прощаться насовсем. Возможно, через какое-то время он подтянет свои навыки, а у вас как раз освободится еще одна вакансия.

В HURMA можно создать такую базу с фильтрами по кандидатам. Также мы запустили плагин для браузера — AI Fox. Подробнее о плагине можно прочитать здесь. Вы сможете находить подходящие резюме на job-сайтах и сразу переносить их в систему.

Уже внутри легко назначать собеседования, раздавать тестовые задания и вести кандидата к занимаемой должности. Вручную переносить контакты и данные больше не понадобится.

Какие ближайшие планы на HURMA?

В сентябре вышли важные обновления HRM-системы HURMA. Улучшился поиск по специалистам, появилась возможность добавлять в опросы картинки для «оживления» процесса, обновили словари и добавили сценарии. Подробнее об обновлениях здесь.

Сейчас в Telesens изучают новые функции и возможности использования их в своей работе. Мы со своей стороны готовы помогать всем выжимать из HURMA максимум!

Итоги

Сейчас в Telesens взят уверенный курс на полное освоение HURMA. Компания довольна системой и тем, как она развивается. Многие функции внедрялись, уже когда Telesens пользовалась HRM-системой.

Мы попросили Наталию охарактеризовать HURMA одной фразой.

Наталия Плыга, HRD компании Telesens:

 «Полезно, информативно, облегчает нашу работу. Мы рады, что сотрудничаем».